Headless CMS to system zarządzania treścią tylko z tyłu. Narzędzie to umożliwia firmom zarządzanie, przechowywanie i śledzenie projektów treści od ich tworzenia do publikacji, tak jak tradycyjny system CMS. W przeciwieństwie do oprogramowania do zarządzania treścią internetową, warstwa dostarczania front-endu strony internetowej jest usuwana z headless CMS. Programiści mogą używać dowolnego narzędzia front-endowego, aby przedstawić utworzoną treść. Ta treść jest przechowywana w chmurze i dostarczana jako usługa za pośrednictwem interfejsu API. Oznacza to, że firmy mogą dostarczać treść poza strony internetowe i aplikacje na platformy takie jak smartwatche i gogle do wirtualnej rzeczywistości. Ta rozwiązanie często oferuje również możliwość tłumaczenia treści na różne języki.

Mimo otwartego charakteru, headless CMS nie powinien być mylony z oprogramowaniem do zarządzania treścią biznesową (BCM). Interfejs API umożliwia publikowanie treści z headless CMS na dowolnej platformie, podczas gdy otwarty charakter BCM zapewnia, że użytkownicy z różnych lokalizacji mogą edytować pliki. Headless CMS powinien integrować się z edytorami WYSIWYG.