Oprogramowanie bazy wiedzy przechowuje i organizuje informacje o firmach, ich produktach, usługach i procesach w centralnym repozytorium dostępnym dla reszty organizacji.

Firmy korzystają z baz wiedzy, aby przynieść informacje z różnych źródeł, takich jak platformy komunikacyjne wewnętrzne lub oprogramowanie pocztowe, do samoobsługowej biblioteki cyfrowej, która działa jako jedno źródło prawdy. Firmy mogą określić, jakie treści chcą gromadzić w bazie wiedzy, w jaki sposób są one wykorzystywane i kto może uzyskać dostęp lub edytować informacje. Zawartość może obejmować dokumentację szkoleniową, harmonogramy projektów, notatki z spotkań i zadania do wykonania. Bazy wiedzy pozwalają użytkownikom skutecznie organizować informacje i oferują potężne możliwości wyszukiwania, które pomagają pracownikom znaleźć informacje efektywnie i ufać, że są one dokładne. Bazy wiedzy mogą być dostępne dla szerokiej publiczności, ale zazwyczaj zarządzane są przez ograniczoną liczbę współpracowników. Współpracownicy zwykle obejmują osoby o większej wiedzy lub nadzorze w określonych tematach, takie jak eksperci w danej dziedzinie, liderzy zespołów i kierownicy projektów.

Produkty wiki również są uwzględniane w tej kategorii, ale różnią się od narzędzi baz wiedzy pod kilkoma względami. Po pierwsze, treści przechowywane w wiki obejmują szerszy zakres tematów biznesowych niż baza wiedzy, która skupia się na produktach, usługach i procesach. Ponadto, wiki oferują elastyczną przestrzeń roboczą, w której pracownicy mogą wspólnie opracowywać pomysły, co czyni je bardziej współpracującymi. Zazwyczaj każdy pracownik ma swobodę wnoszenia wkładu lub edytowania treści w wiki, w przeciwieństwie do baz wiedzy, które mają kilku dedykowanych współpracowników i redaktorów, którzy aktywnie zarządzają treścią.

Niektóre bazy wiedzy są wdrożone jako oprogramowanie bazy wiedzy centrum obsługi klienta, aby agenci obsługi klienta mieli dostęp do klarownych i dokładnych odpowiedzi na często zadawane pytania. Produkty oprogramowania baz wiedzy mogą również integrować się z systemami zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM), aby umożliwić użytkownikom wyszukiwanie i dostęp do materiałów z różnych repozytoriów.

Aby zakwalifikować się do kategorii Baza wiedzy, produkt musi: