Oprogramowanie do wprowadzania pracowników koordynuje proces wprowadzania nowych pracowników, upraszczając jednocześnie pracę administracyjną niezbędną dla menedżera rekrutacji. Oprogramowanie do wprowadzania pracowników ułatwia przejście nowych pracowników do ich ról, upraszczając proces poprzez eliminację papierkowej roboty i skonsolidowanie jej w jednym zintegrowanym systemie. Oprogramowanie do wprowadzania pracowników wspiera inicjację komunikacji między nowym pracownikiem a pracodawcą przed datą rozpoczęcia pracy. Umożliwia to pracownikowi szybsze zwiększenie produktywności i szybsze zintegrowanie się z zespołem. Pozwala również zarówno pracownikowi, jak i menedżerowi rekrutacji śledzić postęp w papierkowej pracy i szkoleniach.

Organizacje HR, które wykorzystują oprogramowanie do wprowadzania pracowników, mogą pomóc zmniejszyć liczbę przypadków rotacji pracowników w pierwszym roku zatrudnienia. Niektórzy dostawcy oprogramowania do wprowadzania pracowników oferują funkcje poza zarządzaniem formularzami i szablonami wprowadzania. Mogą pomóc użytkownikom w tworzeniu spersonalizowanych procesów, dostarczać portale powitalne dla nowych pracowników lub łączyć nowych pracowników z pracownikami w całej firmie, aby inicjować zaangażowanie.

Oprogramowanie do wprowadzania pracowników jest często jednym z elementów większego systemu zarządzania HR. Niektóre pakietu zarządzania HR oferują funkcje często zawarte w oprogramowaniu do wprowadzania pracowników, a większość oprogramowania do wprowadzania pracowników będzie integrować się z systemem zarządzania HR lub oprogramowaniem rekrutacyjnym.

Aby zakwalifikować się do kategorii Oprogramowanie do wprowadzania pracowników, produkt musi: