Oprogramowanie do zarządzania procesem zakupu i płatności zarządza wszystkimi działaniami związanymi z zakupami, od dokonywania zakupów do płatności dla dostawców. Ten rodzaj oprogramowania pomaga firmom usprawnić operacje związane z zakupami i zwiększyć efektywność, korzystając z jednego scentralizowanego systemu zamiast oddzielnych rozwiązań. Rozwiązania do zarządzania procesem zakupu i płatności są głównie wykorzystywane przez specjalistów ds. zakupów, ale mogą być również wykorzystywane przez księgowych do monitorowania faktur i płatności. Dostawcy mogą również korzystać z oprogramowania do zarządzania procesem zakupu i płatności za pośrednictwem portali internetowych.
Oprogramowanie do zarządzania procesem zakupu i płatności jest zwykle dostarczane jako zestaw wielu rozwiązań lub jako samodzielny pakiet oprogramowania. Jeśli nie jest zawarte w produkcie, oprogramowanie do zarządzania procesem zakupu i płatności musi być zintegrowane z oprogramowaniem do automatyzacji AP i oprogramowaniem do zarządzania relacjami z dostawcami. Integracja z platformami e-commerce i pakietami do zarządzania łańcuchem dostaw jest również niezbędna.
Aby zakwalifikować się do kategorii "Zarządzanie procesem zakupu i płatności", produkt musi:
Konsolidować informacje dotyczące zakupów z wielu źródeł danych
Zarządzać wszystkimi lub większością operacji, które są częścią cyklu zakupowego
Tworzyć i wdrażać polityki zakupowe oraz najlepsze praktyki
Monitorować transakcje finansowe związane z zakupami
Definiować i zarządzać procesami biznesowymi związanymi z zakupami
